Mon système d’organisation

Mon système est découpé selon les différents niveaux que j’ai évoqués dans l’article. Il peut sembler un peu chaotique, mais il fonctionne pour moi.

Je n’ai aucun attachement à ce site en particulier (par rapport à d’autres ou à des applis qui rempliraient sans doute la même fonction), mais il me permet de faire ce que j’ai à faire, par son découpage en tâches quotidiennes récurrentes et to do list. Je m’en sers comme « master to do list » : je note absolument tout ce que j’ai à faire (ou presque) dessus. Ça peut être des projets lointains que je ne veux pas mener à bien tout de suite, des choses que je ne suis pas sûre de faire un jour (mais si je change d’avis j’en ai une trace écrite) qu’un rappel de prendre rendez-vous chez le coiffeur ou de répondre à un mail demain. Le système des étiquettes me permet de ventiler ça entre les tâches relatives au doctorat, les tâches personnelles et les obligations administratives. En gros, j’utilise ce site comme un brain dump permanent. Je m’en sers aussi pour me rappeler des tâches ponctuelles, comme faire des sauvegardes une fois par mois. Enfin, je m’en suis servi aussi pour des proto-emplois du temps, en affectant certains jours à la préparation de mes cours, à l’avancée de mon terrain, etc.

  • Filofax

L’organiseur me sert à planifier au jour le jour. Il est structuré en sections : quotidien, thèse, planification, personnel, jeu. Il contient autant des infos que je ne sais pas où noter (par exemple, la liste de mes différents thés) que des listes à n’en plus finir. Il est toujours ouvert sur une double page qui représente mon planning hebdomadaire. Il s’agit de deux pages A5 divisées en quatre : une section pour les tâches que je veux réaliser dans la semaine et quelques informations utiles (par exemple, les colis en attente), et une section par jour de la semaine.

Comme je suis absolument nulle en dessin et en harmonie chromatique, j’utilise des kits de stickers Etsy pour planner, ce qui est un peu coûteux mais permet de faire des jolies pages variées d’une semaine à l’autre (une fois qu’on a trouvé un vendeur qui fait des kits adaptés en taille au format de planner qu’on utilise). Personnellement, j’ai fait l’acquisition d’un Filofax A5 afin de pouvoir faire des impressions ou récupérer des pages blanches ou quadrillées A5 sans passer par la marque Filofax. Sans aller à de telles extrémités, vous pouvez
– vous offrir des cahiers de stickers Me & my big ideas (value pack stickers)
– chercher des modèles gratuits (ou en acheter sur Etsy) de to do, de planification, etc. Par exemple, vous pouvez télécharger des pages d’agenda faites par Philofaxy et faire votre planner A5 en DIY.
– faire les vôtres avec la fonction « smart art » de Word ou en utilisant des feutres, du washi paper…

Voilà à quoi ressemblerait mes pages hebdomadaires si elles étaient faites sous Word : Weeklyspread

Ces pages de planification hebdomadaire seraient encore mieux si je parvenais à me fixer des objectifs plus précis chaque jour de la semaine (en termes de temps ou de tâche), mais pour l’instant je manque de recul sur ma capacité d’avancement en une journée de travail. Si ça peut sembler un peu redondant de réécrire les tâches inscrites dans le planning hebdo dans les to do quotidiennes, c’est important pour moi de le faire : à partir du moment où c’est dans ma to do du jour, je me sens obligée d’avancer sur cette tâche ce jour-là, même si je n’y passe que cinq minutes au lieu d’une heure ou deux comme prévu.

Autre chose importante : garder mes listes quotidiennes de petite taille. Si je mets trop de choses dans ma liste (même si c’est assez court), comme c’est le cas mercredi sur l’exemple, je vais passer mon temps à zapper d’une tâche à l’autre sans avancer ni être concentrée sur rien, ou je vais procrastiner en pensant à tout ce que j’ai à faire. En général j’essaye de me limiter à trois « grosses » tâches pour la to do associée au doctorat et deux ou trois tâches pour la liste « perso » en semaine, le weekend étant réservé au perso.

Dans la suite de mon planner, il y a principalement des to do thématiques, qu’il s’agisse des projets « en cours » (pas forcément ceux que je réalise en ce moment, mais ceux que je veux mener à bien dans un avenir prochaine) ou la liste des retranscriptions que je veux réaliser.

  • Le carnet bilan

On m’a conseillée de faire un bilan hebdomadaire afin de mesurer mon avancement. Je me prépare donc un planning prévisionnel au début du mois (en piochant dans mes projets « en cours ») et au début de chaque semaine (qui reprennent les items de la première section de mes pages de planification hebdomadaire). Ca peut sembler un peu redondant, mais j’aime garder les objectifs hebdomadaires dans deux endroits pour pouvoir mettre objectifs et bilan et face à face sur une même double page. Sur les conseils d’Elie Mackin, j’essaye de me limiter à trois objectifs par mois et semaine.

Ensuite, à la fin du mois ou de la semaine, je rédige un bilan (inspiré du passion planner et du productivity planner) pour identifier ce qu’il faut améliorer mais aussi souligner les petites victoires.

Objectifs hebdomadaire
Objectifs mensuel
Bilan hebdomadaire

Avant, mon bilan était beaucoup plus sobre mais du coup il ne me servait pas à grand-chose.

A présent, l’idée est de rendre accessibles facilement les réflexions que je me suis faites et qui pourraient m’être utiles.

Quand on s’intéresse à l’organisation, je trouve qu’on a tendance à se concentrer trop sur le futur (qu’est-ce que je dois faire) et pas assez sur le passé. Or cette étape de bilan est importante pour se rassurer mais aussi pour identifier des blocages et ne pas perdre la vue d’ensemble sur un projet aussi long que la thèse. Dans une de ses vidéos, Elie Mackin mentionne qu’elle s’efforce chaque semaine de faire le bilan de ce qu’elle a fait de productif pour sa thèse afin de se « rendre des comptes » à elle-même. Je trouve que c’est plutôt un bon principe.

  • Master en papeterie

Enfin, j’ai aussi un classeur de fiches bristol relatif à la thèse qui contient (entre autres) des remarques qu’on m’a faites concernant mon projet de recherche et des idées d’analyse. C’est une espèce de brain dump doctoral. J’ai également un agenda, qui me sert à noter mes rendez-vous, qui ne quitte jamais mon sac.

 

Tout cela peut sembler très redondant, mais ça a du sens pour moi dans la mesure où chaque support correspond à un « niveau » :
– Habitica : général
– listes dans l’organiseur : en cours
– planning hebdomadaires : cette semaine
– cahier : bilan

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